Solution vendue par Simergic
Pour les entreprises et organismes qui doivent transmettre ou recevoir des renseignements confidentiels, Secure Exchanges réunit des outils d’échange chiffré, de réception de fichiers et de signature numérique. Simergic vous aide à choisir les usages et les licences qui correspondent à vos processus.
Discuter de votre projetÀ qui s’adresse cette solution?
La solution peut être pertinente lorsque des équipes transmettent des documents confidentiels, doivent en recueillir auprès de contacts externes ou faire signer des ententes à distance. Les besoins varient selon le type d’échange, les utilisateurs, les obligations de l’organisation et les outils déjà en place.
Le besoin
Une réponse possible
Secure Exchanges propose plusieurs services pouvant fonctionner séparément ou ensemble : envoi de courriels et fichiers chiffrés, réception sécurisée de documents, signature numérique ZeroVu Signature, transfert de fichiers volumineux et clavardage sécurisé. Pour les organisations qui veulent synchroniser, archiver ou automatiser ces échanges dans leur propre environnement, SESAR est une option distincte pouvant être déployée sur site, dans une machine virtuelle ou un nuage privé. Les fonctions, contrôles et conditions d’utilisation varient selon les forfaits, les licences et la configuration.
Déterminer s’il faut envoyer un document, en recueillir un auprès d’un contact, faire signer un fichier ou échanger des fichiers volumineux.
Définir les utilisateurs, les destinataires, les modalités d’authentification et la durée d’accès adaptées au processus.
Envoyer un lien sécurisé, ajouter une enveloppe de retour ou lancer un parcours de signature numérique.
Consulter les traces disponibles et, si SESAR est retenu, évaluer la synchronisation et l’archivage des échanges dans l’environnement choisi.
Envoyer des courriels et fichiers chiffrés depuis les outils compatibles ou le portail.
Usage Pour transmettre des contrats, pièces justificatives ou autres documents confidentiels à un contact externe.
Apport Le partage peut se faire au moyen d’un parcours sécurisé plutôt que d’une pièce jointe ordinaire.
Inviter un contact à déposer des fichiers dans une enveloppe de réception sécurisée.
Usage Pour recueillir des formulaires ou documents auprès d’un client ou d’un fournisseur.
Apport Les équipes peuvent demander les documents dans un espace associé au processus.
Faire circuler un document pour signature, avec des options de signataires et de suivi selon le service retenu.
Usage Pour les contrats, consentements ou ententes qui doivent être signés à distance.
Apport Le parcours de signature et ses traces peuvent être regroupés avec l’échange du document.
Transmettre des fichiers de grande taille et échanger des messages dans des espaces sécurisés.
Usage Pour partager des dossiers lourds ou clarifier un échange ponctuel avec un interlocuteur externe.
Apport Ces usages peuvent réduire le recours à des canaux non adaptés au volume ou à la sensibilité des échanges.
Scénario administratif : transmettre un contrat à un partenaire et organiser le parcours de signature à distance.
Scénario financier : demander des pièces justificatives à un client au moyen d’une enveloppe de réception sécurisée.
Scénario de projet : partager un fichier volumineux avec un fournisseur, puis consulter les traces d’accès disponibles.
Écosystème
Secure Exchanges présente l’envoi depuis Outlook et Gmail ainsi qu’un portail Web. Les fonctions accessibles dépendent du type de licence et des outils utilisés par l’organisation.
Une licence de développement API avec SDK est présentée dans les options de licence. Elle peut servir à intégrer les échanges aux systèmes de l’organisation; les interfaces et le périmètre requis sont à définir pour chaque projet.
Voir les licences et options Secure ExchangesSESAR est une option installée dans l’infrastructure choisie par l’organisation. Elle sert à synchroniser et archiver les échanges et à configurer des automatisations par webhooks, notamment avec SharePoint. Son déploiement et ses connexions doivent être planifiés avec l’équipe TI.
Découvrir SESARRéférences et certifications
Secure Exchanges présente notamment un audit SOC 2 Type II, Adobe AATL pour la signature, FIPS 140-2 ainsi que des références à la Loi 25, la LCCJTI, la LPRPDE, au RGPD et à HIPAA. Une norme, un audit ou une référence réglementaire ne garantit pas à lui seul la conformité de l’organisation : les usages, le forfait, la configuration et les obligations applicables doivent être évalués.
Consulter les normes et certifications affichéesPréparer le projet
Le rôle de Simergic
Simergic commence par clarifier les échanges à protéger, les destinataires, les processus de réception ou de signature et les exigences de conservation. Selon le mandat, nous pouvons conseiller les licences, configurer la solution, étudier les intégrations ou le déploiement SESAR, puis former les utilisateurs et accompagner la mise en service. Les besoins de sécurité, de conformité et de gestion des renseignements sont à valider avec l’organisation.
Questions fréquentes
La solution s’adresse aux équipes qui échangent des documents ou renseignements confidentiels avec des clients, fournisseurs ou partenaires. Les fonctions à retenir dépendent des processus et des exigences propres à l’organisation.
Les services présentés comprennent l’envoi et la réception sécurisés, la signature numérique ZeroVu, le transfert de fichiers volumineux et le clavardage. SESAR ajoute des options de synchronisation, d’archivage et d’automatisation dans l’infrastructure choisie.
Secure Exchanges présente la réception sécurisée comme accessible à des destinataires sans licence. Les modalités applicables au parcours choisi doivent être confirmées avec le forfait retenu.
Une licence de développement API avec SDK est présentée, et SESAR permet de configurer des automatisations par webhooks. Les connexions possibles et leur périmètre doivent être précisés selon les systèmes et les accès disponibles.
Le coût dépend des licences et fonctions retenues, du nombre et du type d’utilisateurs, des besoins API ou SESAR et du périmètre de configuration ou d’intégration. Il faut préciser ces éléments pour comparer les options.
Selon le mandat, Simergic peut analyser les échanges, aider à choisir les fonctions et licences, configurer la solution, étudier les intégrations, former les utilisateurs et accompagner le déploiement.
La prochaine étape
