Gestion documentaire et de l'information
Structurer les documents et l'information pour qu'ils soient plus faciles à classer, à retrouver et à faire circuler.
Processus · Information · Systèmes
L’information circule,
le travail avance.
Simergic, experts en automatisation des processus d’affaires et en Therefore, aide les entreprises et les organismes du Québec dans leur transformation numérique : structurer leurs documents, simplifier leurs processus et mieux relier leurs outils.
Un accompagnement ancré dans la réalité des organisations du Québec.
Guide diagnostique gratuit
Un projet d’automatisation? Commencez par le diagnostiquer.
Clarifiez votre besoin, les étapes à améliorer et les conditions à réunir avant de choisir une solution.
Télécharger le guideNous pouvons vous aider pour
Les irritants du quotidien.
Quand les processus s'accumulent sans se parler, les équipes passent trop de temps à chercher, recopier et relancer. L’optimisation des processus commence souvent par là.
- 01
Ressaisie des mêmes données à plusieurs endroits
- 02
Information dispersée entre les outils et les équipes
- 03
Documents difficiles à retrouver au bon moment
- 04
Approbations et suivis encore faits à la main
Témoignages clients
Gestion électronique des documents.
Des clients de Simergic parlent de leur expérience en gestion électronique des documents (GED).
Domaines d’intervention
Relier les bons éléments,
au bon endroit.
Une expertise qui considère les processus, l'information et les outils comme les pièces d'un même ensemble : gestion documentaire, gestion de l’information, intégration de systèmes et automatisation des flux de travail.
Automatisation des processus
Réduire les tâches répétitives et rendre les étapes, les approbations et les suivis plus cohérents.
Intégration de systèmes
Mieux relier les outils en place afin de limiter les transferts manuels et les silos d'information.
Des domaines d’expertise complémentaires, à adapter à la réalité de chaque organisation.
Pour qui?
Des outils utiles à chaque rôle.
Les enjeux changent d’une fonction à l’autre. Nous partons des tâches, des documents et des systèmes de votre équipe pour choisir une approche adaptée.
Direction et gestion
Enjeu Les décisions, demandes d’approbation et suivis se dispersent entre les équipes.
Accompagnement Simergic peut cartographier les étapes, clarifier les responsabilités et structurer la circulation de l’information.
Voir les enjeux du rôleFinances et comptabilité
Enjeu Factures fournisseurs, pièces justificatives et comptes de dépenses demandent vérifications et approbations.
Accompagnement Simergic peut analyser le parcours des documents, organiser leur traitement et étudier les échanges possibles avec les outils comptables.
Voir les enjeux du rôleAdministration
Enjeu Contrats, formulaires et demandes internes sont difficiles à classer ou à faire circuler.
Accompagnement Simergic peut définir des règles de classement et configurer des étapes de traitement adaptées aux rôles de l’équipe.
Voir les enjeux du rôleOpérations
Enjeu Les documents de projets, d’équipements et d’intervention circulent entre plusieurs personnes et systèmes.
Accompagnement Simergic peut structurer les dossiers et examiner comment l’information peut être transmise entre les outils en place.
Voir les enjeux du rôleRessources humaines
Enjeu Les contrats, documents employés et demandes internes suivent des étapes différentes et impliquent plusieurs personnes.
Accompagnement Simergic peut organiser les documents RH, clarifier les parcours d’approbation et structurer la circulation de l’information selon les pratiques de l’entreprise.
Voir les enjeux du rôleÉquipes terrain
Enjeu Formulaires, pièces justificatives et documents d’intervention doivent rejoindre le bon processus administratif.
Accompagnement Simergic peut clarifier les informations à recueillir et organiser leur traitement avec les équipes concernées.
Voir les enjeux du rôleDes réalités différentes
Des solutions adaptées à votre industrie.
Chaque secteur a ses documents, ses contraintes et ses façons de travailler. Nous commençons par comprendre ces réalités avant de proposer une approche.
- Commerce de détailVoir les pistes
- ConstructionVoir les pistes
- Distribution et commerce de grosVoir les pistes
- Éducation et formationVoir les pistes
- Énergie et environnementVoir les pistes
- Fabrication et industrie manufacturièreVoir les pistes
- Immobilier et gestion immobilièreVoir les pistes
- Organismes et associationsVoir les pistes
- Restauration et hôtellerieVoir les pistes
- Santé et cliniques privéesVoir les pistes
- Services d’entretien et de réparationVoir les pistes
- Services financiers et assurancesVoir les pistes
- Services professionnelsVoir les pistes
- TransportVoir les pistes
Des outils au service du besoin
Nos solutions et technologies
Nous analysons les besoins, configurons les bons outils et concevons les intégrations utiles à vos processus. De la numérisation de documents à l’intelligence artificielle en entreprise, nos solutions soutiennent votre transformation numérique.
Solutions vendues par Simergic
Solution phare de Simergic
Gestion de l’information
Therefore™
Logiciel de gestion de l’information pour capturer, classer et retrouver les documents par dossier, puis faire avancer les approbations et les procédures grâce aux workflows. Il s’intègre à d’autres systèmes par API et connecteurs, en ligne ou sur site.
Exemple : regrouper les documents d’un dossier, les retrouver par métadonnées et acheminer chaque étape vers la bonne personne.
Découvrir la solution
Capture documentaire
IRISPowerscan
Logiciel de capture documentaire qui importe les documents papier, fichiers et courriels, les sépare, les reconnaît (OCR, codes-barres), extrait les données à indexer, puis les exporte vers vos applications après vérification.
Exemple : numériser des factures, extraire les champs clés, faire valider les cas incertains et envoyer le tout dans Therefore.
Découvrir la solution
Échanges sécurisés et signature
Secure Exchanges
Plateforme d’échange sécurisé : envoi chiffré depuis Outlook, Gmail ou un portail, réception de fichiers par enveloppes de retour, signature numérique, transfert de fichiers volumineux et clavardage sécurisé.
Exemple : envoyer un contrat confidentiel, recueillir les pièces justificatives du client et obtenir sa signature à distance.
Découvrir la solution
Équipement de numérisation
Numériseurs Canon
Numériseurs départementaux et de production, dont la gamme imageFORMULA série DR, pour la saisie centralisée et les volumes élevés. Le modèle se choisit selon vos documents, vos volumes et votre environnement logiciel.
Exemple : centraliser la numérisation du courrier et des factures papier, puis les acheminer vers IRISPowerscan ou Therefore.
Découvrir la solution
Création et modification de PDF
Tungsten Power PDF
Logiciel PDF pour créer, modifier, assembler et signer des documents. L’édition Business ajoute un éditeur dans le navigateur et une application Microsoft Teams pour ouvrir, examiner et commenter des PDF.
Exemple : assembler un dossier à partir de plusieurs fichiers, le faire commenter par l’équipe dans Teams, puis le signer.
Découvrir la solutionTechnologies intégrées, utilisées ou évaluées
Extraction d’information par IA
Azure AI Document Intelligence
Service infonuagique de Microsoft qui lit le texte imprimé et manuscrit, les tableaux et la structure des documents, avec des modèles prédéfinis (factures, reçus, contrats) ou personnalisés selon vos types de documents.
Exemple : extraire les données de factures fournisseurs avant leur validation humaine et leur intégration au système comptable.
Découvrir nos solutions
API et intégration de systèmes
Conexio
API REST qui permet de lire et d’écrire dans des logiciels comptables et de gestion pris en charge, dont Acomba, Sage 50, Sage 300 et QuickBooks Online. Les opérations disponibles varient selon le logiciel.
Exemple : envoyer les données d’un portail ou d’une application d’affaires vers le logiciel comptable de l’entreprise.
Découvrir nos solutions
Traitement documentaire
Docned Atlas
Plateforme de traitement documentaire : classification selon votre taxonomie, séparation des documents multipièces, extraction de données avec indice de confiance et acheminement par flux sans code, avec vérification humaine des cas incertains.
Exemple : classer un lot de documents reçus, extraire les champs et envoyer les cas à faible confiance à une personne pour vérification.
Découvrir nos solutions
Automatisation et intégration
n8n
Outil d’automatisation de workflows qui relie vos applications grâce à des nœuds, des webhooks et des appels API, avec conditions, boucles et gestion des erreurs. Disponible en infonuagique ou autohébergé.
Exemple : déclencher un échange de données entre deux outils dès qu’un document est approuvé.
Découvrir nos solutionsRéalisations
Des processus administratifs mieux structurés.
Quelques types de processus sur lesquels nous intervenons, de l’automatisation des comptes fournisseurs au traitement des comptes de dépenses. La démarche et les outils sont adaptés au contexte de chaque organisation.
Automatisation du traitement des factures fournisseurs
Structurer le parcours des factures reçues, de leur organisation aux étapes de traitement et d’approbation.
Voir le processusConciliation de carte de crédit
Rassembler les relevés et les pièces justificatives pour soutenir les vérifications et la conciliation.
Voir le processusStructuration de l’information
Relier les sources, définir des règles d’organisation et faciliter la recherche d’information dans les processus.
Voir le processusTraitement de compte de dépenses
Faire circuler les demandes, les justificatifs et les approbations liés aux comptes de dépenses.
Voir le processusUne démarche progressive
Du premier constat
à l’adoption au quotidien.
Chaque intervention part du contexte et des personnes concernées. Les solutions suivent les besoins, pas l’inverse.
- 01
Comprendre
Observer le travail réel, les irritants et les besoins des personnes concernées.
- 02
Concevoir
Définir un parcours clair, adapté aux objectifs et aux façons de faire de l'organisation.
- 03
Intégrer
Mettre en place les processus, l'information et les systèmes de manière cohérente.
- 04
Accompagner
Soutenir les équipes pour faciliter l'adoption et faire évoluer les pratiques.
Ressources
Calculateur de retour sur investissement.
Estimez les heures et les coûts que vous pourriez récupérer avec notre calculateur de retour sur investissement. Choisissez le scénario qui correspond à votre réalité.
Pour la suite
Un processus à simplifier?
Une information à mieux relier?
Décrivez-nous votre besoin. Notre équipe communiquera avec vous.
1 800 799‑1089146 du HavreRimouski (Québec) G5M 0B9