Les documents sont enregistrés dans différents espaces sans règles uniformes.
Accompagnement par fonction
Administration : mieux structurer vos processus et votre information
L’administration coordonne des contrats, formulaires, factures et demandes internes provenant de plusieurs équipes. Des règles de classement simples et des parcours de traitement explicites facilitent le suivi au quotidien.
Discuter de vos enjeuxLes situations et processus présentés sont des exemples à valider avec chaque organisation; ils ne constituent pas des résultats clients garantis.
Les enjeux du quotidien
Ce qui peut ralentir le travail de administration.
Les irritants varient d’une organisation à l’autre. Ces exemples aident à amorcer une réflexion sur la circulation de l’information et les tâches qui mobilisent l’équipe.
Les formulaires et demandes passent d’une personne à l’autre sans suivi centralisé.
Les versions de contrats et de documents de référence peuvent être difficiles à distinguer.
Exemples de parcours
Des processus à examiner avec votre équipe.
Le périmètre est établi selon les étapes, les personnes responsables, les documents et les outils utilisés.
- Définir un classement par type de document, dossier ou service.
- Organiser la réception, la validation et la conservation des contrats et formulaires.
- Clarifier le traitement des demandes internes et les avis à transmettre aux personnes concernées.
Le rôle de Simergic
Comprendre avant de configurer.
Simergic peut documenter les méthodes de travail, établir avec l’équipe des règles de classement et concevoir des étapes de traitement adaptées. Le choix des outils tient compte des pratiques, des accès requis et des systèmes existants.
Le choix d’un produit dépend des documents à traiter, des validations nécessaires et des exigences propres à l’organisation.
Produits à considérer pour administration
- Therefore™
Pour organiser les contrats, formulaires, dossiers et demandes administratives.
- Tungsten Power PDF
Pour créer et modifier les PDF utilisés dans les processus administratifs.
- Numériseurs Canon
Pour numériser les documents papier selon les volumes et l’environnement.
La pertinence de chaque produit est à confirmer selon les besoins et le contexte de l’organisation.
Questions fréquentes
À savoir pour votre fonction.
Comment structurer le classement des documents administratifs?
La structure se définit à partir des besoins de recherche, des types de dossiers et des responsabilités d’accès. Des règles de nommage et de conservation doivent être validées avec l’organisation.
Peut-on suivre les demandes internes dans un processus commun?
Oui, un parcours peut être défini selon les types de demandes, les validations requises et les personnes responsables, sous réserve des capacités des outils retenus.
La prochaine étape