Les documents remplis sur le terrain sont transmis par différents canaux.
Accompagnement par fonction
Équipes terrain : mieux structurer vos processus et votre information
Les équipes terrain produisent des formulaires, rapports et pièces de suivi qui doivent souvent rejoindre un dossier ou un processus administratif. Définir les informations à recueillir et la façon de les transmettre peut limiter les recherches après l’intervention.
Discuter de vos enjeuxLes situations et processus présentés sont des exemples à valider avec chaque organisation; ils ne constituent pas des résultats clients garantis.
Les enjeux du quotidien
Ce qui peut ralentir le travail de équipes terrain.
Les irritants varient d’une organisation à l’autre. Ces exemples aident à amorcer une réflexion sur la circulation de l’information et les tâches qui mobilisent l’équipe.
Les pièces justificatives ne sont pas toujours associées au bon projet, équipement ou dossier.
Les équipes administratives doivent parfois relancer pour compléter l’information.
Exemples de parcours
Des processus à examiner avec votre équipe.
Le périmètre est établi selon les étapes, les personnes responsables, les documents et les outils utilisés.
- Structurer la réception et le classement des rapports d’intervention.
- Associer les formulaires et pièces justificatives à une demande, un projet ou un équipement.
- Organiser le transfert des informations recueillies vers le suivi administratif.
Le rôle de Simergic
Comprendre avant de configurer.
Simergic peut examiner les renseignements recueillis sur le terrain, clarifier les étapes de transmission et évaluer comment les documents peuvent rejoindre les outils de l’entreprise. La solution dépend des appareils, de la connectivité et des systèmes utilisés.
Le choix d’un produit dépend des documents à traiter, des validations nécessaires et des exigences propres à l’organisation.
Produits à considérer pour équipes terrain
- Numériseurs Canon
Pour numériser les rapports et pièces papier au retour des interventions.
- IRISPowerscan
Pour numériser et classer les rapports et documents papier reçus du terrain.
- Therefore™
Pour associer les documents d’intervention aux dossiers de projet ou d’équipement.
La pertinence de chaque produit est à confirmer selon les besoins et le contexte de l’organisation.
Questions fréquentes
À savoir pour votre fonction.
Comment relier les documents d’intervention au bon dossier?
Le processus peut préciser les informations d’identification à recueillir et les règles d’association au projet, à l’équipement ou à la demande avant le classement.
Les équipes peuvent-elles transmettre leurs formulaires depuis le terrain?
Les options dépendent des appareils, des outils et des conditions de connexion. Ces éléments sont vérifiés avec les équipes avant de définir le parcours.
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