Les factures reçues par différents canaux doivent être triées et associées au bon dossier.
Accompagnement par fonction
Finances et comptabilité : mieux structurer vos processus et votre information
Les factures fournisseurs, comptes de dépenses et pièces justificatives passent entre plusieurs personnes avant d’être traités. Des étapes de validation cohérentes et une information bien reliée peuvent réduire les recherches et les transferts manuels.
Discuter de vos enjeuxLes situations et processus présentés sont des exemples à valider avec chaque organisation; ils ne constituent pas des résultats clients garantis.
Les enjeux du quotidien
Ce qui peut ralentir le travail de finances et comptabilité.
Les irritants varient d’une organisation à l’autre. Ces exemples aident à amorcer une réflexion sur la circulation de l’information et les tâches qui mobilisent l’équipe.
Les pièces justificatives et approbations sont dispersées entre courriels, répertoires et logiciels.
Les équipes ressaisissent parfois des renseignements lors du passage d’un outil à un autre.
Exemples de parcours
Des processus à examiner avec votre équipe.
Le périmètre est établi selon les étapes, les personnes responsables, les documents et les outils utilisés.
- Organiser la réception, le classement et la validation des factures fournisseurs.
- Faire circuler les comptes de dépenses avec leurs pièces justificatives et approbations.
- Rassembler les relevés et documents de soutien pour faciliter la conciliation.
Le rôle de Simergic
Comprendre avant de configurer.
Simergic peut analyser le parcours des documents financiers, clarifier les règles de traitement et examiner les possibilités de liaison avec les outils comptables. Les fonctions d’extraction, d’approbation ou d’intégration dépendent des systèmes et des règles définis pour chaque projet.
Le choix d’un produit dépend des documents à traiter, des validations nécessaires et des exigences propres à l’organisation.
Produits à considérer pour finances et comptabilité
- IRISPowerscan
Pour numériser, séparer et classer les factures et pièces justificatives papier reçues.
- Therefore™
Pour organiser les factures, justificatifs et étapes d’approbation par dossier.
- Tungsten Power PDF
Pour créer, annoter ou modifier les PDF utilisés dans les opérations comptables.
La pertinence de chaque produit est à confirmer selon les besoins et le contexte de l’organisation.
Questions fréquentes
À savoir pour votre fonction.
Peut-on automatiser le traitement des factures fournisseurs?
Certaines étapes peuvent être structurées ou automatisées après analyse du format des documents, des règles d’approbation et des interfaces disponibles dans les systèmes comptables.
L’intégration avec un logiciel comptable est-elle toujours possible?
Elle doit être vérifiée pour le logiciel et la configuration concernés. Simergic évalue les interfaces, les données échangées et les validations nécessaires avant de proposer un flux.
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