Les factures reçues par différents canaux doivent être triées et associées au bon fournisseur ou au bon projet.
Réalisation · 01
Automatiser le traitement des factures fournisseurs
Les factures fournisseurs arrivent par courriel, par la poste ou par portail, puis passent entre plusieurs personnes avant d’être payées. Un parcours clair, de la réception à l’approbation et à la comptabilisation, réduit les recherches, les relances et la ressaisie.
Discuter de ce type de projetLe point de départ
Ce qui ralentit le processus.
Les approbations se font par courriel ou sur papier, sans suivi centralisé.
Les mêmes renseignements sont saisis plusieurs fois, du document au logiciel comptable.
Le parcours
Comment le processus est structuré.
Chaque étape est validée avec les personnes concernées avant d’être configurée.
- Capter les factures papier et numériques, les séparer et les classer par fournisseur et par type.
- Stocker chaque facture dans un dossier structuré avec ses métadonnées, consultable par recherche.
- Acheminer la facture vers les approbateurs selon des règles définies, avec suivi des étapes.
- Transmettre les données approuvées au logiciel comptable, lorsque la compatibilité est confirmée.
Ce que cela apporte
Un travail plus fluide au quotidien.
- Visibilité sur l’état de chaque facture et sur la personne qui doit agir.
- Moins de manipulations et de ressaisie entre les outils.
- Pièces justificatives et approbations conservées avec la facture pour les vérifications.
Produits à considérer pour ce processus
- Therefore™
Pour centraliser les factures et structurer les étapes d’approbation.
- n8n
Pour relier les outils en place, déclencher les étapes et transmettre les données vers le logiciel comptable.
- IRISPowerscan
Pour numériser, séparer et classer les factures papier reçues.
- Docned Atlas
Pour classer les factures reçues en lots, extraire les champs clés et faire vérifier les cas incertains.
- Azure AI Document Intelligence
Pour extraire le texte et les champs des factures, selon le modèle et le volume.
La pertinence de chaque produit est à confirmer selon les besoins et le contexte de l’organisation.
Questions fréquentes
À savoir sur ce processus.
Quels types de factures peuvent être traités?
Les factures papier et numériques de fournisseurs peuvent être envisagées. Le périmètre dépend du format des documents, du volume et des règles d’approbation de l’organisation.
Peut-on connecter le processus à notre logiciel comptable?
C’est possible selon le logiciel. Des connexions avec des ERP comme Acomba, Sage 50, Sage 300 ou QuickBooks Online peuvent être étudiées; la compatibilité est confirmée pour chaque projet.
Les approbations sont-elles configurables?
Oui. Les étapes, les approbateurs et les exceptions sont définis avec l’équipe, puis configurés selon les capacités de la solution retenue.
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D’autres processus structurés.
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