Les mêmes documents existent à plusieurs endroits, dans des versions différentes.
Réalisation · 03
Structurer l’information de votre organisation
Lorsque les documents sont répartis entre des dossiers partagés, des courriels et des logiciels, retrouver la bonne version prend du temps. Structurer l’information consiste à définir où elle se trouve, comment elle est nommée et qui y accède.
Discuter de ce type de projetLe point de départ
Ce qui ralentit le processus.
Chaque équipe classe l’information à sa manière, ce qui complique la recherche.
Les droits d’accès et les règles de conservation ne sont pas toujours clairs.
Le parcours
Comment le processus est structuré.
Chaque étape est validée avec les personnes concernées avant d’être configurée.
- Inventorier les sources d’information et les types de documents utilisés.
- Définir une structure de classement, des métadonnées et des règles d’accès.
- Centraliser les documents et relier les sources aux systèmes existants lorsque c’est possible.
- Accompagner les équipes dans l’adoption des nouvelles pratiques.
Ce que cela apporte
Un travail plus fluide au quotidien.
- Recherche par métadonnées plutôt que par parcours de dossiers.
- Version de référence identifiable et accès mieux encadrés.
- Base solide pour automatiser ensuite des processus.
Produits à considérer pour ce processus
- Therefore™
Pour centraliser, classer et retrouver les documents par métadonnées.
- n8n
Pour relier les outils en place et automatiser certains échanges entre systèmes.
- IRISPowerscan
Pour intégrer les documents papier à la structure de classement.
- Docned Atlas
Pour classer les documents reçus en lots et extraire les informations servant à les indexer.
- Azure AI Document Intelligence
Pour extraire le texte et les champs des documents afin d’alimenter les métadonnées de classement.
La pertinence de chaque produit est à confirmer selon les besoins et le contexte de l’organisation.
Questions fréquentes
À savoir sur ce processus.
Faut-il tout migrer dans un nouvel outil?
Pas nécessairement. L’analyse commence par les sources et pratiques existantes; une migration ou une liaison n’est proposée que si elle répond à un besoin précis.
Par où commencer?
Un type de document ou un service pilote permet de valider la structure de classement avant de l’étendre au reste de l’organisation.
Autres réalisations
D’autres processus structurés.
La prochaine étape