Les reçus sont soumis sous plusieurs formes, parfois incomplets ou illisibles.
Réalisation · 04
Simplifier le traitement des comptes de dépenses
Un compte de dépenses implique l’employé, son gestionnaire et la comptabilité, avec des reçus à joindre et des règles à respecter. Un parcours clair limite les allers-retours et accélère le traitement.
Discuter de ce type de projetLe point de départ
Ce qui ralentit le processus.
Les gestionnaires approuvent par courriel, sans vue d’ensemble des demandes en attente.
La comptabilité doit vérifier et ressaisir les renseignements avant le remboursement.
Le parcours
Comment le processus est structuré.
Chaque étape est validée avec les personnes concernées avant d’être configurée.
- Permettre la soumission de la demande avec ses justificatifs dans un format défini.
- Acheminer la demande au gestionnaire concerné selon les règles de l’organisation.
- Valider les pièces et les montants, puis signaler les éléments à corriger.
- Transmettre les données approuvées à la comptabilité pour le remboursement.
Ce que cela apporte
Un travail plus fluide au quotidien.
- Demandes et justificatifs réunis dans un même dossier.
- Suivi de l’état de chaque demande et des approbations en attente.
- Moins de ressaisie lors du passage à la comptabilité.
Produits à considérer pour ce processus
- Therefore™
Pour centraliser les demandes, justificatifs et approbations.
- n8n
Pour relier les outils en place et acheminer les demandes et les données vers la comptabilité.
- IRISPowerscan
Pour numériser les reçus papier remis par les employés.
- Docned Atlas
Pour classer les justificatifs reçus en lots, extraire les champs clés et faire vérifier les cas incertains.
- Azure AI Document Intelligence
Pour extraire le texte et les champs des reçus, selon le modèle et le volume.
La pertinence de chaque produit est à confirmer selon les besoins et le contexte de l’organisation.
Questions fréquentes
À savoir sur ce processus.
Les employés peuvent-ils soumettre leurs reçus depuis le terrain?
Les modes de soumission possibles sont définis avec l’organisation selon les outils disponibles et les besoins des équipes terrain.
Peut-on adapter les règles d’approbation?
Oui. Les seuils, les approbateurs et les exceptions sont précisés lors de l’analyse du processus, puis configurés selon les capacités de la solution.
Autres réalisations
D’autres processus structurés.
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